एजेंडा निर्माता क्या है?

एजेंडा मेकर आपको समयबद्ध सेक्शन, विषय और प्रस्तुतकर्ताओं के साथ पेशेवर मीटिंग एजेंडा बनाने में मदद करता है। किसी भी मीटिंग से पहले उपस्थित लोगों के साथ साझा करने के लिए अपना एजेंडा फ़ॉर्मेटेड टेक्स्ट के रूप में एक्सपोर्ट करें।

टेम्पलेट से शुरू कीजिए — स्टैंडअप, 1:1, साप्ताहिक टीम मीटिंग, रेट्रो, ब्रेनस्टॉर्म, प्रोजेक्ट किक-ऑफ़, बोर्ड बैठक या निर्णय बैठक — या ख़ाली पन्ने से अपना बनाइए। हर मद में विषय, अवधि (मिनट में), प्रस्तुतकर्ता और मुक्त नोट्स होते हैं, और जोड़ने के बाद किसी भी पंक्ति पर क्लिक करके उसे बदला जा सकता है। टूल समय खुद गिनता है: 9:00 बजे शुरू होने वाला 15 मिनट का किक-ऑफ़ अगली मद को स्वतः 9:15 पर रखता है। सादे टेक्स्ट, Word दस्तावेज़ या एक-पन्ने वाली PDF में निर्यात कीजिए।

उपयोग कैसे करें

1. फ़ॉर्म के शीर्ष पर मीटिंग का शीर्षक, तारीख और प्रारंभ समय सेट करें, साथ ही वैकल्पिक रूप से उपस्थित लोग और एक पंक्ति का लक्ष्य भी, जो हर एक्सपोर्ट में शामिल होते हैं।
2. विषय नाम, मिनटों में अवधि और वैकल्पिक प्रस्तुतकर्ता नाम के साथ एजेंडा आइटम जोड़ें।
3. ऊपर और नीचे के तीरों से बिंदुओं का क्रम बदलें, फिर अपनी टीम के साथ साझा करने के लिए स्वरूपित एजेंडा निर्यात या कॉपी करें।

कब उपयोग करें

• साप्ताहिक टीम मीटिंग का एजेंडा एक रात पहले भेजना ताकि सब तैयार आ सकें।
• 60 मिनट के स्प्रिंट रेट्रो को सख़्त समय-खंडों के साथ चलाना।
• मैनेजर 1:1 के विषय, हर विषय का समय और फॉलो-अप नोट्स लिखना।

परिणाम

तीन आइटम वाला 'साप्ताहिक स्टैंडअप' एजेंडा बनाएँ: 'प्रगति अपडेट' (10 मिनट, टीम लीड), 'बाधाओं पर चर्चा' (15 मिनट, ओपन फ़्लोर), और 'कार्य बिंदु' (5 मिनट, स्क्रम मास्टर)।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मीटिंग का एजेंडा वाक़ई ज़रूरी है? जो आए उसी पर बात नहीं कर सकते?

एजेंडा मीटिंग को बातचीत के बजाय निर्णयों में बदल देता है। लोग तैयार होकर आते हैं, संचालक को पता रहता है कब टैन्जेंट काटनी है, और जो नहीं आ पाए वे पढ़ सकते हैं कि क्या छूट गया। पाँच पंक्तियों की सूची भी 'यह मीटिंग किस बारे में थी?' की समस्या को कम कर देती है।

शुरू और समाप्ति समय कैसे निकाले जाते हैं?

हर मद की अवधि मिनटों में होती है। टूल मीटिंग के आरंभ समय से शुरू करके मदों को क्रम में रखता है: पहली मद आरंभ से आरंभ+अवधि, दूसरी वहीं से जारी, और इसी तरह। मदों को पुनः क्रमांकित करने पर पूरी समय-रेखा फिर से गणना हो जाती है।

स्टैंडअप टेम्पलेट और रेट्रो टेम्पलेट में अंतर क्या है?

स्टैंडअप 15 मिनट का टाइम-बॉक्स है, तीन त्वरित बातों पर: 'क्या किया, क्या करूँगा, क्या रुकावट है'। रेट्रो 60 मिनट चलता है और 'क्या अच्छा रहा, क्या नहीं, ऐक्शन आइटम, टीम चेक-इन' को बड़े-बड़े हिस्सों में देखता है।

क्या एजेंडे को ईमेल या Slack में भेज सकते हैं?

हाँ। कॉपी से समय, विषय, प्रस्तुतकर्ता और इंडेंट नोट्स वाला सादा टेक्स्ट मिलता है — ईमेल या Slack में सुथरा चिपकता है। डाउनलोड PDF छपाई के लिए या कैलेंडर निमंत्रण के अनुलग्नक के रूप में काम आती है।

एजेंडे की हर मद कितनी लंबी होनी चाहिए?

अनुमानित नियम: संक्षिप्त अपडेट 2-3 मिनट, चर्चा 5-10 मिनट, सबकी सहमति वाला निर्णय 15-20 मिनट। कुल बैठक 90 मिनट से कम रखें; इसके बाद ध्यान गिरता है और विराम ज़रूरी हो जाता है।

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