什麼是議程製作工具？

議程製作工具協助您建立包含時間安排、議題和主持人的專業會議議程。將議程匯出為格式化文字，在會議前分享給與會人員。

可以從模板開始(每日站會、1對1、週會、回顧、腦力激盪、專案啟動會、董事會會議、決策會議),也可以從空白搭建。每條議程包含主題、時長(分鐘)、主持人、備註,加入後還能點任一列隨時修改。工具會自動推算時間:9:00 開始的 15 分鐘啟動議程,下一項就會自動接著 9:15 開始。可匯出為純文字郵件版、Word 文件,或一頁 PDF。

使用方法

1. 在表單頂部設定會議標題、日期和開始時間，還可填寫與會者和一句話目標，它們會出現在每份匯出檔案中。
2. 新增議程項目，包括議題名稱、持續時間（分鐘）以及選填的簡報者姓名。
3. 用上下箭頭調整項目順序，然後匯出或複製格式化的議程，分享給您的團隊。

何時使用

• 前一晚把週會議程發給團隊,大家有時間先做準備。
• 主持 60 分鐘的衝刺回顧,每個段落嚴格控時。
• 記錄主管的 1 對 1 議題、每題花費時間和後續事項。

結果

建立一個「每週站會」議程，包含三個項目：「進度更新」（10分鐘，由團隊負責人主持）、「障礙討論」（15分鐘，全員參與）和「行動事項」（5分鐘，Scrum Master 主持）。

常見問題

議程真的有必要嗎?直接看情況聊不是更靈活?

議程能把「討論」變成「決定」。與會者能事先準備,主持人知道何時該把跑題拉回來,缺席的人也能看清自己錯過了什麼。即便只是五行清單,也能大幅減少「這場會到底在做什麼」的疑問。

開始和結束時間是怎麼算出來的?

每項議程都有分鐘數。工具從會議開始時間依序堆疊,第一項從開始到開始 + 時長,第二項接著上一項結束的時間繼續,以此類推。重新排序後整條時間軸會自動重算。

「每日站會」模板和「回顧」模板有何不同?

站會是 15 分鐘的限時會議,圍繞「做了什麼、要做什麼、阻礙是什麼」三個快速環節。回顧則是 60 分鐘,涵蓋「哪些做得好、哪些不好、行動項、團隊狀態」,每段都有更長預算。

議程能寄電子郵件或貼到 Slack 嗎?

可以。複製出來的是包含時間、主題、主持人、縮排備註的純文字,貼到郵件或 Slack 都很整齊。下載的 PDF 適合列印,或當附件附在行事曆邀請上。

每個議程項的時間長度該怎麼抓?

經驗值:簡短更新 2-3 分鐘,一般討論 5-10 分鐘,需要全員對齊的決策 15-20 分鐘。整場會議盡量控制在 90 分鐘以內,超過後注意力會明顯下降,需要安排休息。

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